運用上の注意

紙の書類の電子化は多くのメリットを企業にもたらすことを解説しました。
但し、運用上にはしっかりとしたマネジメントが必要になってきます。

運用上のマネジメントがしっかりできていないと、運用する意味がありません。結果として、何時の頃からあるのかわからないデータがサーバーにいつまでも鎮座ましましていることになります。そうなると大量のデータは情報処理の手間になりますし、あまり有効なデータ活用とはならないでしょう。
この電子書籍の運用は、5つのステップがあります。作成から保管、保管から保存、保存から活用、活用から廃棄です。これらの5つのステップがしっかりとした法令遵守のルールに則っとりるかどうかという点が重要になります。

規定どおりの期間以上に文書データを保存しておけば、確かに問題はないですがそれ以上にデータが煩雑になりすぎて、一旦データを検索すると大変時間がかかってしまうという事態になってしまいます。
この手の電子データのルール規定はISOにもなっているので、取得する必要はないかもしれませんがルール規定策定の際に参考にされてはいかがでしょうか?電子データが規格化されれば、どんどん業務効率が進むので、その業務効率が滞りなく進むためにもルール策定は必須です。

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